Wie Ruiz Gebäudereinigung 10 Stunden pro Woche einspart
Ruiz Gebäudereinigung Hamburg betreut mit über 20 festangestellten Mitarbeitern mehr als 50 Objekte in Hamburg. Durch Automatisierung von Angeboten, Rechnungen und Buchhaltung wurde die Verwaltungsarbeit drastisch reduziert.
Ruiz Gebäudereinigung Hamburg
Ruiz Gebäudereinigung
Hamburg · Seit 2019
- •Jonathan Ruiz, Inhaber & Geschäftsführer
- •20+ festangestellte Mitarbeiter, keine Subunternehmer
- •50+ Objekte in ganz Hamburg
- •5.0★ auf Google (29 Bewertungen)
- •Kanzleien, Steuerberatungen, IT, Coworking Spaces
Die Herausforderung
Wachsender Betrieb, aber die Verwaltung skalierte nicht mit:
Angebotserstellung: 90 Minuten pro Anfrage
Flächen berechnen, Preise nachschlagen, Word-Dokument formatieren, PDF exportieren, per Mail senden. Bei 15–20 Anfragen pro Monat ein massiver Engpass.
Monatsrechnungen für 30+ Kunden manuell erstellen
Stundenzettel der 20 Mitarbeiter zusammentragen, Leistungen pro Objekt zuordnen, Rechnungen schreiben, versenden. 10+ Stunden pro Woche reine Verwaltungsarbeit.
Zahlungseingänge manuell prüfen
Kontoauszüge durchgehen, Beträge mit Rechnungen abgleichen, offene Posten nachverfolgen. Vergessene Mahnungen und verspätete Zahlungen waren die Folge.
Steuerberater-Übergabe: Monatliches Ritual
Belege sammeln, sortieren, DATEV-konform aufbereiten, jeden Monat das gleiche Ritual.
Was wir umgesetzt haben
Vier Automatisierungen, die den gesamten Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduzieren:
Automatische Angebotserstellung
Jonathan oder sein Team geben Objektdaten in ein einfaches Formular ein: Fläche pro Raumtyp, Reinigungsart, Frequenz. Das System kalkuliert den Preis nach dem hinterlegten Schlüssel und erstellt ein professionelles PDF-Angebot, fertig in unter 5 Minuten, direkt an den Kunden versendet.
Automatische Rechnungserstellung
Zum Monatsende werden aus den erfassten Leistungen und Stundenzetteln automatisch Rechnungen generiert, korrekt nummeriert, dem richtigen Objekt zugeordnet, per E-Mail versendet und in Lexoffice verbucht. Kein manuelles Zusammentragen mehr.
Automatischer Bankabgleich
Das System liest Kontobewegungen automatisch aus, matcht Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen und markiert bezahlte Posten. Bei Verzug werden gestufte Mahnungen vorbereitet, freundlich, professionell, ohne dass jemand daran denken muss.
DATEV-Export auf Knopfdruck
Alle Buchungssätze werden automatisch im DATEV-Format erstellt. Der Steuerberater bekommt monatlich einen sauberen Export, ohne Nachfragen, ohne Korrekturen.
Messbare Ergebnisse
Durch die Automatisierung von Angebotserstellung, Rechnungslegung und Zahlungsverfolgung kann sich das Team von Ruiz Gebäudereinigung vollständig auf ihr Kerngeschäft konzentrieren: erstklassige Reinigung für ihre Kunden in Hamburg.
“Die Angebotserstellung hat sich komplett verändert, was früher 90 Minuten gedauert hat, ist jetzt in 5 Minuten erledigt. Und die Buchhaltung läuft im Hintergrund, ohne dass ich mich darum kümmern muss. Das hat uns enorm entlastet.”
Ruiz Gebäudereinigung Hamburg
Ruiz Gebäudereinigung ist spezialisiert auf professionelle Büroreinigung in Hamburg, für Kanzleien, Steuerberatungen, IT-Unternehmen und Coworking Spaces. Mit über 20 festangestellten Mitarbeitern, monatlich kündbaren Verträgen und digitalisierten Prozessen setzt das Unternehmen seit 2019 Maßstäbe in der Branche. Alle Reinigungskräfte sind fest angestellt, keine Subunternehmer, keine Leiharbeit.
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