Angebot Gebäudereinigung: Muster & kostenlose Vorlage (PDF)

"Was kostet das bei Ihnen?", und dann kommt die WhatsApp

Reinigungsfirma-Inhaber, die mir ihre größten Zeitfresser nennen, sagen fast alle dasselbe: Angebote schreiben dauert ewig oder wird gar nicht richtig gemacht.

Variante A: 2 Stunden am Computer sitzen, ein Word-Dokument formatieren, Leistungen beschreiben, Preise einsetzen, Layout korrigieren.

Variante B: Preis per WhatsApp schicken. "500 Euro im Monat für 2x die Woche." Fertig.

Variante A ist zu langsam. Variante B ist unprofessionell und gefährlich, bei Streitigkeiten haben Sie nichts in der Hand.

Dieses Angebot-Template liegt dazwischen: professionell, vollständig, in 15 Minuten fertig.

Angebotsvorlage herunterladen (PDF)

Was in ein Reinigungsangebot gehört (Pflichtangaben)

1. Kopf: Ihre Firmendaten

Warum das wichtig ist: Ein Angebot ohne vollständige Firmendaten wirkt unseriös. Hausverwaltungen, die 5 Angebote vergleichen, sortieren das unprofessionelle als erstes aus.

2. Empfänger: An wen geht das Angebot?

3. Objektbeschreibung

Kurze Beschreibung des Objekts basierend auf Ihrer Objektbegehung:

4. Leistungsverzeichnis (das Herzstück)

Hier trennt sich professionell von amateurhaft. Nicht "Reinigung 2x pro Woche", sondern:

Warum so detailliert? Drei Gründe:

5. Preiskalkulation

Aufschlüsseln! Nicht nur den Gesamtbetrag nennen. Der Kunde will sehen, was die Sanitärreinigung kostet vs. die Büroreinigung. Und Sie können bei Budgetdiskussionen einzelne Leistungen anpassen, ohne das ganze Angebot neu zu kalkulieren.

Die Berechnung hinter diesen Zahlen: Kalkulation Gebäudereinigung mit Musterkalkulation

6. Vertragsbedingungen

7. AGB-Verweis

"Es gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (als Anlage beigefügt / unter www.beispiel.de/agb einsehbar)."

8. Unterschriftsfeld

Zwei Unterschriftsfelder: Auftragnehmer (Sie) + Auftraggeber. Mit Datum, Ort, Name in Druckbuchstaben.

Die fünf Fehler, die Aufträge kosten

Fehler 1: Kein Leistungsverzeichnis

"Reinigung 3x/Woche, 1.200 €/Monat." Das ist kein Angebot, das ist eine Preisansage. Wenn der Kunde nach 3 Monaten sagt "die Fenster wurden nie geputzt," haben Sie keine Grundlage zu sagen "war nicht vereinbart."

Fehler 2: Pauschalpreis ohne Aufschlüsselung

Der Kunde fragt "können Sie 100 € sparen?" Bei einem Pauschalangebot können Sie nur mit Ja oder Nein antworten. Bei einem aufgeschlüsselten Angebot sagen Sie: "Wir können die Sanitärfrequenz von 5x auf 3x reduzieren, das spart 180 €/Monat. Aber bei 40 Mitarbeitern rate ich davon ab."

Fehler 3: Zu langsam

Der Kunde holt 3 Angebote ein. Wer als Erster antwortet, setzt den Benchmark. Wer nach 2 Wochen liefert, wird mit den anderen verglichen, zu deren Konditionen.

Ziel: Angebot innerhalb von 48 Stunden nach Begehung. Mit der richtigen Vorlage und einer Kalkulationsvorlage dauert das 30 Minuten, nicht 2 Stunden.

Fehler 4: Sonderleistungen im Monatspreis verstecken

Glasreinigung, Grundreinigung, Teppichshampoonierung, das sind Sonderleistungen mit eigenen Kosten. Wenn Sie die in den Monatspreis einrechnen, wirkt Ihr Angebot teurer als die Konkurrenz, die Sonderleistungen separat abrechnet.

Wie Sie Grundreinigung separat kalkulieren: Grundreinigung kalkulieren

Fehler 5: Kein Folgetermin

Das Angebot ist raus, und dann? Schweigen. Kein Nachfass, kein Anruf, keine E-Mail. 70% der Aufträge gehen an den, der nachfasst. Setzen Sie sich eine Erinnerung: 5 Tage nach Angebotversand anrufen.

Angebots-Workflow: Von der Begehung zum Vertrag

Angebotsschreiben Gebäudereinigung: die Vorlage zum Kopieren

Hier steht das komplette Angebotsschreiben als Text. Kopieren, in Word oder Google Docs einfügen, die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre Daten ersetzen. Keine Anmeldung, kein Newsletter, kein Download. In der Schweiz und in Österreich heißt dasselbe Dokument Offerte, der Aufbau ist identisch.

ANGEBOT

[Ihr Firmenname], [Rechtsform]
[Strasse Hausnummer] · [PLZ Ort]
Telefon [Nummer] · [E-Mail] · [Website]
USt-IdNr. [DE………] · Handelsregister [HRB …, Amtsgericht …]

Angebotsnummer:  [AN-2026-001]
Datum:           [TT.MM.JJJJ]
Gueltig bis:     [TT.MM.JJJJ]        (Empfehlung: 30 Tage)
Ansprechpartner: [Name, Durchwahl]

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EMPFAENGER
[Firma des Auftraggebers]
[Ansprechpartner]
[Strasse Hausnummer]
[PLZ Ort]

OBJEKT
Objektadresse:   [Strasse, PLZ Ort, falls abweichend]
Art des Objekts: [Buerogebaeude / Wohnanlage / Arztpraxis / …]
Gesamtflaeche:   [… qm]
Etagen:          […]
Besonderheiten:  [Aufzug, Tiefgarage, Zugangsregelung, …]

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LEISTUNGSVERZEICHNIS

Leistung                     | Bereich            | Frequenz  | Details
-----------------------------|--------------------|-----------|---------------------------
Unterhaltsreinigung Buero    | [… qm, EG + 1. OG] | [3x/Wo.]  | [Saugen/Wischen, Schreibtische, Papierkoerbe]
Unterhaltsreinigung Sanitaer | [… WC, … qm]       | [5x/Wo.]  | [Desinfektion, Nachfuellservice]
Unterhaltsreinigung Kueche   | [… qm]             | [3x/Wo.]  | [Arbeitsflaechen, Spuele, Kuehlschrank aussen]
Treppenhaus                  | [… Etagen, … qm]   | [1x/Wo.]  | [Stufen, Gelaender, Podeste]
Glasreinigung                | [… Elemente]       | [2x/Jahr] | [innen + aussen, Rahmen]

Je Zeile gehoeren Bereich, Frequenz und Taetigkeit hinein. "Reinigung
2x pro Woche" ist keine Leistungsbeschreibung, sondern eine Preisansage.

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PREISE (netto)

Position                        | monatlich   | jaehrlich
--------------------------------|-------------|------------
Unterhaltsreinigung (komplett)  | [… ,.. EUR] | [… ,.. EUR]
Glasreinigung [2x/Jahr]         |             | [… ,.. EUR]
--------------------------------|-------------|------------
Gesamt netto                    | [… ,.. EUR] | [… ,.. EUR]
zzgl. 19 % USt.                 | [… ,.. EUR] | [… ,.. EUR]
Gesamt brutto                   | [… ,.. EUR] | [… ,.. EUR]

Einzeln ausweisen, nicht nur die Summe. Wer die Positionen sieht, kann
bei Budgetfragen eine Leistung streichen, statt das Angebot abzulehnen.

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VERTRAGSBEDINGUNGEN
Laufzeit:        [12 Monate], danach Verlaengerung um [12 Monate]
Kuendigungsfrist:[3 Monate] zum Vertragsende
Preisanpassung:  jaehrlich gemaess Tariflohnentwicklung Gebaeudereinigung
Zahlungsziel:    [14 Tage] netto ab Rechnungsdatum
Sonderleistungen:auf Anfrage separat kalkuliert (Grund-, Bauschlussreinigung)
Ausfuehrungsbeginn: [TT.MM.JJJJ]

Es gelten unsere Allgemeinen Geschaeftsbedingungen, beigefuegt als Anlage
und einsehbar unter [www.ihre-domain.de/agb].

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Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.


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Ort, Datum                          Ort, Datum

____________________________        ____________________________
[Ihr Firmenname]                    [Auftraggeber]
Auftragnehmer                       Auftraggeber

Warum als Text und nicht als Word-Datei? Weil Sie den Text so direkt in Ihre eigene Briefvorlage einsetzen können, mit Ihrem Logo, Ihren Schriften und Ihrer Fußzeile. Ein fremdes Word-Dokument müssten Sie ohnehin erst umbauen, damit es nach Ihrer Firma aussieht.

Wenn Sie lieber ein fertig gestaltetes Dokument möchten, liegt dasselbe Angebot zusätzlich als PDF bereit:

Angebotsvorlage herunterladen (PDF)

Wie viele Stunden die angebotenen Leistungen tatsächlich binden, rechnet der Personalbedarfsrechner aus. Was diese Stunden kosten dürfen, damit die Marge stimmt, steht in der Kalkulation Gebäudereinigung.