Subunternehmer in der Gebäudereinigung: Prüfliste Nachweise

Haftet ein Reinigungsbetrieb, wenn sein Subunternehmer den Mindestlohn nicht zahlt?

Gibt ein Reinigungsbetrieb einen Auftrag seines Kunden an einen Subunternehmer weiter, haftet er für den Nettobetrag des Mindestlohns, den dieser seinen Beschäftigten schuldet, wie ein Bürge ohne Einrede der Vorausklage. Das regeln § 14 AEntG und § 13 MiLoG (Stand 08.10.2026); eine Entlastung durch Nachweise sieht der Gesetzestext nicht vor. Wer Leistungen in erheblichem Umfang ausführen lässt und weiß oder fahrlässig nicht weiß, dass der Subunternehmer den Mindestlohn nicht oder nicht rechtzeitig zahlt, riskiert zusätzlich ein Bußgeld bis 500.000 € (§ 21 Abs. 2 MiLoG, § 21 Abs. 3 MiLoG; für den Branchenmindestlohn § 23 Abs. 2 AEntG, § 23 Abs. 3 AEntG).

Prüfliste und Tracker zum Herunterladen

Die Prüfliste trennt, was das Gesetz verlangt, von dem, was wir empfehlen. Sie führt 21 Punkte in drei Phasen auf: vor der Vergabe, laufend und bei Auftragsende. Zu jedem Punkt stehen Zweck, Grundlage und Gültigkeit, dazu ein Kästchen zum Abhaken. Prüfliste und Tracker sind kostenlos und ohne Anmeldung.

Was ist Pflicht, was ist Empfehlung?

Als Auftraggeber müssen Sie zum Beispiel bei einer Zollprüfung mitwirken (§ 5 Abs. 1 SchwarzArbG), beim Arbeitsschutz zusammenarbeiten, wenn Ihre Leute und die des Subunternehmers an einem Arbeitsplatz tätig sind (§ 8 Abs. 1 ArbSchG), und den Aufenthaltstitel prüfen, wenn Sie einen ausländischen Einzelunternehmer nachhaltig beauftragen, für den nicht wie für Unionsbürger das Freizügigkeitsgesetz/EU gilt (§ 4a Abs. 5 AufenthG, § 1 Abs. 2 AufenthG). Darüber hinaus verlangt keine der Vorschriften, die wir für diese Prüfliste ausgewertet haben, bei bloßer Reinigung, dass Sie sich Bescheinigungen wie Unbedenklichkeitsbescheinigungen vorlegen lassen. Sinnvoll sind sie trotzdem, weil manche Bußgelder schon greifen, wenn Sie einen Verstoß fahrlässig nicht kennen, etwa nach § 404 Abs. 1 SGB III.

Welche Mindestlöhne in der Gebäudereinigung gelten, steht in der Tariflohntabelle 2026.

Brauche ich Unbedenklichkeitsbescheinigungen?

Das Gesetz regelt sie als Nachweis für Nachunternehmer im Baugewerbe (§ 28e Abs. 3f SGB IV, § 150 Abs. 3 SGB VII), nicht für bloße Reinigung. Laut BG BAU müssen Subunternehmen sie trotzdem häufig vorlegen; sie zeigen, ob der Subunternehmer seine Beiträge zahlt, und eine Bescheinigung der BG BAU gilt bis zu sechs Monate.

Was gilt bei Subunternehmern aus dem Ausland?

Ein Subunternehmer mit Sitz im Ausland, der hier Beschäftigte einsetzt, muss jeden Einsatz vor Beginn beim Zoll anmelden, seit 29.06.2026 mit Ihrem Namen oder Ihrer Firma und Ihrer Anschrift (§ 16 Abs. 1 MiLoG, § 18 Abs. 1 AEntG). Die Anmeldung ist Pflicht des Subunternehmers; wir empfehlen, sich die Empfangsbestätigung mit Meldungs-ID zeigen zu lassen und bei Sitz in einem anderen EU-Staat die A1-Bescheinigung.

Wem gehört die Bescheinigung USt 1 TG?

Die Bescheinigung USt 1 TG stellt das Finanzamt auf Antrag Ihnen aus, nicht dem Subunternehmer; sie belegt ihm gegenüber, dass Ihr Betrieb selbst nachhaltig Gebäude reinigt. In diesem Fall schulden Sie für die Reinigung durch den Subunternehmer die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 UStG, § 13b Abs. 5 UStG), es sei denn, der Subunternehmer ist Kleinunternehmer und seine Leistung deshalb steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG). Auf seine Rechnung schreibt der Subunternehmer dann den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG).

Wann wird aus dem Subunternehmer ein Verleiher?

Arbeiten die Leute des Subunternehmers nach Ihren Weisungen und eingegliedert in Ihre Arbeitsorganisation, ist das Arbeitnehmerüberlassung (§ 1 Abs. 1 AÜG); fehlt die Erlaubnis oder die ausdrückliche Bezeichnung im Vertrag, können die Verträge unwirksam sein, und es kann ein Arbeitsverhältnis zwischen Ihnen und diesen Leuten entstehen (§ 9 Abs. 1 AÜG, § 10 Abs. 1 AÜG). Bei Überlassung haften Sie außerdem in jeder Branche für die Sozialversicherungsbeiträge (§ 28e Abs. 2 SGB IV).

Was aus dem Bau nicht für die Reinigung gilt

Anders als bei Bauleistungen behalten Sie bei bloßer Reinigung keine Bauabzugsteuer von 15 % ein und brauchen keine Freistellungsbescheinigung (§ 48 Abs. 1 EStG, § 48b Abs. 1 EStG); das ändert sich laut Bundesfinanzministerium, wenn die Reinigung die Oberfläche verändert oder Nebenleistung zu Bauarbeiten ist. Auch die Generalunternehmerhaftung für Sozialversicherungsbeiträge (§ 28e Abs. 3a SGB IV) trifft Unternehmer des Baugewerbes, die Bauleistungen beauftragen, nicht Betriebe, die bloße Reinigung weitergeben.

Wie behalte ich die Ablaufdaten im Blick?

Der Tracker führt je Subunternehmer eine Zeile. Nachweise mit Ablaufdatum tragen Sie mit dem Datum ein, das auf dem Dokument steht, alle anderen mit ja oder nein. Rot zeigt er, was abgelaufen ist oder nicht vorliegt, gelb, was in höchstens 30 Tagen abläuft, grau, was für diesen Subunternehmer entfällt, sonst grün; die 30 Tage sind unsere Festlegung, keine gesetzliche Frist. Eigene Blätter nehmen die Einsätze von Subunternehmern mit Sitz im Ausland samt Meldungs-ID auf und das Ablaufdatum Ihrer eigenen Bescheinigung USt 1 TG.

Ab dem Paket für 30 bis 60 Mitarbeiter laden Subunternehmer in der Betriebssoftware von dynvon ihre Nachweise selbst im Subunternehmer-Portal hoch. Die Software erinnert sie 30, 14 und 3 Tage vor Ablauf per Mail und zeigt Ihnen ablaufende Nachweise ab 30 Tagen vorher an.

Häufig gestellte Fragen

Befreit mich eine Mindestlohn-Erklärung des Subunternehmers von der Haftung?

Nein. Sie haften nach § 14 AEntG und § 13 MiLoG wie ein Bürge ohne Einrede der Vorausklage; eine Entlastung durch Erklärungen oder Nachweise sieht der Gesetzestext nicht vor.

Muss ich mir Unbedenklichkeitsbescheinigungen vorlegen lassen?

Gesetzlich geregelt ist das als Nachweis im Baugewerbe (§ 28e Abs. 3f SGB IV), nicht für bloße Reinigung. Für Reinigungsbetriebe bleibt es eine Empfehlung.

Brauche ich von einem Reinigungs-Subunternehmer eine Freistellungsbescheinigung?

Bei bloßer Reinigung nein, denn sie ist laut Bundesfinanzministerium keine Bauleistung im Sinne von § 48 Abs. 1 EStG. Anders ist es, wenn die Reinigung die Oberfläche verändert oder Nebenleistung zu Bauarbeiten ist.

Wem gehört die Bescheinigung USt 1 TG, mir oder dem Subunternehmer?

Ihnen: Das Finanzamt stellt sie auf Antrag dem Auftraggeber aus, der selbst nachhaltig Gebäude reinigt. Ein solcher Auftraggeber schuldet die Umsatzsteuer für die Reinigungsleistung des Subunternehmers (§ 13b Abs. 2 UStG, § 13b Abs. 5 UStG), es sei denn, der Subunternehmer ist Kleinunternehmer und seine Leistung deshalb steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG). Der Subunternehmer weist dann auf seiner Rechnung auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hin (§ 14a Abs. 5 UStG).

Kann ich wegen Verstößen meines Subunternehmers von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden?

Das ist möglich, wenn gegen Sie selbst eine Geldbuße von wenigstens 2.500 € verhängt wurde, etwa nach § 21 Abs. 2 MiLoG oder § 404 Abs. 1 SGB III. Die Ausschlussregeln (§ 19 Abs. 1 MiLoG, § 21 Abs. 1 SchwarzArbG) sind Soll-Vorschriften für öffentliche Auftraggeber.

Keine Rechtsberatung. Prüfliste, Tracker und dieser Artikel geben den Gesetzesstand vom 08.10.2026 wieder und ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Fragen zur Umsatzsteuer klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.