Kein verpasster Anruf, auch wenn Sie auf dem Objekt stehen
Der Assistent nimmt ab, wenn Sie es nicht können. Er fragt nach, was der Anrufer braucht, und Sie bekommen alles schriftlich, bevor Sie zurückrufen.
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, die ein Reinigungsbetrieb selbst gerade nicht annehmen kann, und hält das Anliegen schriftlich fest. Er erfragt bei neuen Anfragen Objektart, ungefähre Fläche, gewünschten Turnus und Rückrufnummer, beantwortet Standardfragen aus einem vom Betrieb hinterlegten Wissensblatt und stellt dringende Fälle an ein Handy durch. Er sagt zu Beginn, dass er eine KI ist (Art. 50 KI-Verordnung), nennt keine verbindlichen Preise und schließt nichts ab. Der Rückruf und das Angebot bleiben beim Betrieb. Stand: Oktober 2026.
Der Assistent in gut einer Minute
Wer nicht abnimmt, ruft den Nächsten an
Im Reinigungsbetrieb klingelt das Telefon selten dann, wenn gerade jemand am Schreibtisch sitzt.
Sie sind auf dem Objekt
Besichtigung, Qualitätskontrolle, Einspringen für eine kranke Kraft. Das Handy klingelt in der Tasche, und rangehen geht gerade nicht.
Anfragen kommen nach Feierabend
Hausverwalter und Praxisinhaber rufen an, wenn sie selbst Zeit haben: früh morgens, abends, am Samstag. Die Mailbox hören sie sich an, eine Nachricht hinterlassen die wenigsten.
Der Rückruf kommt zu spät
Wer eine Reinigungsfirma sucht, ruft oft mehrere an. Wer zuerst zurückruft und schon weiß, worum es geht, ist im Vorteil.
Eine Bürokraft rechnet sich nicht
Für ein paar Anrufe am Tag jemanden einzustellen lohnt sich in kleinen Betrieben selten. Ein Telefonservice kostet pro Anruf und kennt Ihren Betrieb nicht.
So läuft ein Anruf ab
Anruf kommt rein
Ist besetzt, gehen Sie nicht ran oder ist Feierabend, leitet Ihr Telefon an den Assistenten weiter. Ihre Nummer bleibt dieselbe.
Der Assistent fragt nach
Er stellt sich als digitaler Assistent Ihres Betriebs vor und erfragt, was Sie für ein Angebot brauchen: Objektart, ungefähre Fläche, gewünschter Turnus, Wunschtermin und Rückrufnummer.
Fragen beantwortet er aus Ihrem Wissensblatt
Einzugsgebiet, Leistungen, Erreichbarkeit, ob Sie auch Glas oder Grundreinigung machen. Was nicht im Wissensblatt steht, notiert er für Ihren Rückruf.
Sie bekommen die Zusammenfassung
Direkt nach dem Gespräch per E-Mail, auf Wunsch auch als neuer Interessent in Ihrem CRM. Dringendes stellt er sofort an Ihr Handy durch.
Ein Beispiel
Ein nachgestelltes Gespräch mit erfundenen Daten. So klingt der Anfang, und so sieht die Mail danach aus.
Gespräch, Samstag 9:14 Uhr
Assistent: Guten Tag, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Musterreinigung. Ich bin eine KI und nehme Ihr Anliegen auf. Worum geht es?
Anruferin: Wir suchen jemanden für unsere Zahnarztpraxis, zweimal die Woche.
Assistent: Gern. Wie groß ist die Praxis ungefähr, und in welchem Ort liegt sie?
Anruferin: Rund 180 Quadratmeter, in Fürth.
Assistent: Fürth liegt in unserem Einzugsgebiet. Unter welcher Nummer erreicht Sie Herr Muster am Montag am besten?
- Anruferin
- Dr. Erika Beispiel, Praxis Beispiel
- Rückruf
- 0911 000 000, Montag vormittags
- Objekt
- Zahnarztpraxis, ca. 180 m², Fürth
- Turnus
- 2x pro Woche, abends
- Start
- ab 1. des Folgemonats
- Dringend
- nein
- Nächster Schritt
- Rückruf, Besichtigung vereinbaren
Was er macht und was nicht
Macht er
- ✓Neue Anfragen vollständig aufnehmen
- ✓Fragen zu Leistungen, Einzugsgebiet und Erreichbarkeit beantworten
- ✓Dringende Anrufe an Ihr Handy durchstellen
- ✓Rund um die Uhr erreichbar sein, auch am Wochenende
- ✓Nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung schicken
Macht er nicht
- –Verbindliche Preise nennen (höchstens eine Spanne, wenn Sie sie freigeben)
- –Verträge abschließen oder Zusagen machen
- –Eine Besichtigung ersetzen
- –Sich als Mensch ausgeben
Datenschutz und Recht
KI-Hinweis: Der Assistent sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass er eine KI ist. Das verlangt Art. 50 der KI-Verordnung der EU.
Keine Tonaufnahme ohne Hinweis: Für die Zusammenfassung wird das Gespräch in Text umgewandelt. Eine Tonaufnahme richten wir nur ein, wenn der Anrufer vorher darauf hingewiesen wird (§ 201 StGB).
Auftragsverarbeitung: Vor dem Start schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin stehen die eingesetzten Dienste und wie lange Daten gespeichert werden.
Klein anfangen, später ausbauen
Der Start ist die Annahme neuer Anfragen. Wenn das läuft, lässt sich der Assistent erweitern.
Besichtigungstermine: Der Assistent schlägt freie Zeiten aus Ihrem Kalender vor und trägt den Termin ein.
Bestandskunden: Reklamationen und Sonderwünsche aufnehmen und an die zuständige Objektleitung weitergeben.
Anbindung: Anfragen landen direkt im Dynvon-CRM oder in unserer Software für die Gebäudereinigung, statt nur per Mail.
Häufige Fragen
Jeder Anruf bekommt eine Antwort
In einem kostenlosen 15-Minuten-Gespräch klären wir, welche Anrufe der Assistent übernehmen soll und wie er zu Ihrem Betrieb passt.
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