Wirtschaftsplan WEG erstellen: Der praktische Leitfaden für Verwalter und Eigentümergemeinschaften

Was der Wirtschaftsplan ist, und warum er zählt

Der Wirtschaftsplan ist die jährliche Finanzplanung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Er prognostiziert die erwarteten Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft für ein Wirtschaftsjahr und legt fest, welchen Vorschuss jeder Eigentümer leistet, das Hausgeld.

Ohne einen wirksamen Wirtschaftsplan hat die Gemeinschaft keine Grundlage, um Vorschüsse einzufordern. Damit ist er eines der wichtigsten Dokumente, die ein Verwalter pro Jahr erstellt. Wichtig: Der Wirtschaftsplan ist eine Prognose, keine Abrechnung. Die tatsächliche Verrechnung erfolgt später in der Jahresabrechnung.

Ein Wirtschaftsplan hat immer zwei Ebenen:

Was in den Wirtschaftsplan gehört

Ein vollständiger Wirtschaftsplan deckt drei Kernblöcke ab:

1. Erwartete Ausgaben

Das ist die Prognose der laufenden Kosten der Gemeinschaft für das kommende Jahr. Typische Positionen:

Sie unterscheiden zwischen umlagefähigen Kosten (die ein vermietender Eigentümer auf seinen Mieter weitergeben kann) und nicht umlagefähigen Kosten, die beim Eigentümer bleiben.

2. Erwartete Einnahmen

Im Wesentlichen die Vorschüsse der Eigentümer. Sonstige Einnahmen, Zinsen, Erstattungen, sind meist gering, gehören aber dort in den Plan, wo sie anfallen.

3. Die Erhaltungsrücklage

Der Wirtschaftsplan legt die Zuführung zur Erhaltungsrücklage fest, dem Topf, den die Gemeinschaft für größere künftige Maßnahmen ansammelt (Dach, Fassade, Heizung). Diese Zuführung ist Teil des Hausgeldes und ein zentraler Grund, warum der Wirtschaftsplan vorausschauend ist und nicht nur Kosten durchreicht.

Gesamtwirtschaftsplan und Einzelwirtschaftsplan

Der Gesamtwirtschaftsplan legt die geplanten Gesamtbeträge je Kostenart fest. Der Einzelwirtschaftsplan verteilt diese Gesamtbeträge dann mit dem vereinbarten Verteilerschlüssel auf die Einheiten, in der Regel nach Miteigentumsanteilen, sofern die Teilungserklärung oder Beschlüsse der Gemeinschaft für einzelne Kostenarten keinen anderen Schlüssel vorsehen.

Die Summe aller Einzelwirtschaftspläne muss dem Gesamtwirtschaftsplan entsprechen. Jeder Einzelwirtschaftsplan sagt einem Eigentümer genau, welches monatliche Hausgeld er schuldet und wie es sich auf die Kostenarten und die Rücklagenzuführung aufteilt.

Wie der Wirtschaftsplan verbindlich wird

Der Wirtschaftsplan verpflichtet die Eigentümer erst, wenn er beschlossen ist. Die Eigentümerversammlung beschließt darüber, praktisch stimmen die Eigentümer auf Grundlage des Plans über die Vorschüsse ab. Der Verwalter erstellt und präsentiert den Plan; die Gemeinschaft entscheidet.

Bis ein neuer Plan beschlossen ist, gelten in der Regel die Vorschüsse aus dem zuletzt beschlossenen Plan weiter, damit die Gemeinschaft zwischen den Wirtschaftsjahren nicht ohne Liquidität dasteht.

So erstellen Sie ihn schneller

Für die meisten Verwalter entsteht der Plan durch Fortschreibung, man nimmt den Vorjahresplan und die aktuellen Ist-Zahlen und passt für bekannte Änderungen an:

Hier zahlt sich gute Software aus. Wenn Verteilerschlüssel, Einheiten-Stammdaten und Vorjahreszahlen in einem System liegen, wird das Erstellen des Gesamt- und aller Einzelwirtschaftspläne zur Frage von Prüfen und Anpassen, nicht von Abtippen. Das ist ein Baustein einer umfassenderen WEG-Verwaltung automatisieren, die den Wirtschaftsplan mit Hausgeld-Einzug, Jahresabrechnung und Mahnwesen verbindet. Wer den Wirtschaftsplan sauber aufstellt, hat zugleich die Datenbasis für die spätere Jahres- und Nebenkostenabrechnung.

Wirtschaftsplan vs. Jahresabrechnung

Diese beiden werden oft verwechselt, sie sind das Gegenstück zueinander:

Wer den Wirtschaftsplan realistisch fortschreibt, hält Nachzahlungen und Guthaben klein, und reduziert Rückfragen aus der Eigentümergemeinschaft.

Häufige Fehler

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Wirtschaftsplan in der WEG?

Der Wirtschaftsplan ist die jährliche Finanzprognose der Eigentümergemeinschaft: erwartete Ausgaben, erwartete Einnahmen, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage und der daraus folgende Vorschuss (Hausgeld) je Einheit. Er ist eine Prognose, die tatsächliche Verrechnung erfolgt in der Jahresabrechnung.

Was ist der Unterschied zwischen Gesamt- und Einzelwirtschaftsplan?

Der Gesamtwirtschaftsplan budgetiert die Gesamtbeträge für die ganze Gemeinschaft. Die Einzelwirtschaftspläne verteilen diese Gesamtbeträge über den Verteilerschlüssel auf die einzelnen Einheiten und weisen pro Eigentümer den Vorschuss aus. Die Summe der Einzelwirtschaftspläne muss dem Gesamtwirtschaftsplan entsprechen.

Wer beschließt den Wirtschaftsplan?

Der Verwalter erstellt den Wirtschaftsplan und legt ihn der Eigentümerversammlung vor. Die Eigentümer beschließen auf seiner Grundlage über die Vorschüsse. Verbindlich wird der Plan erst durch den Beschluss.

Gibt es ein Muster oder eine Vorlage für den Wirtschaftsplan?

Eine Vorlage strukturiert den Plan in Ausgaben je Kostenart, Einnahmen, Rücklagenzuführung und Einzelverteilung je Einheit. Wichtiger als das Muster sind aber korrekte, gepflegte Daten: Verteilerschlüssel je Kostenart, aktuelle Einheiten-Stammdaten und die Ist-Zahlen des Vorjahres. Stimmen diese, lässt sich der Plan zuverlässig fortschreiben.