Nebenkostenabrechnung automatisieren
Verbrauchsdaten rein, Verteilerschlüssel automatisch angewendet, fertige Betriebs- und Heizkostenabrechnung raus. Individuelle Software, die den Abrechnungslauf von Tagen auf Stunden verkürzt.
Warum die NKA jedes Jahr so viel Zeit frisst
Die Nebenkostenabrechnung ist reine Verwaltungsarbeit, aber sie entscheidet über Widersprüche, Nachzahlungen und Ihren ganzen Jahresrhythmus.
Eine NKA dauert Tage statt Stunden
Verbrauchsdaten zusammensuchen, Kosten je Objekt sortieren, Verteilerschlüssel anwenden, jede Einheit einzeln durchrechnen. Bei vielen Objekten zieht sich der Abrechnungslauf über Wochen, Zeit, in der nichts anderes läuft.
Verteilerschlüssel von Hand sind fehleranfällig
Wohnfläche, Miteigentumsanteile, Personenzahl, Verbrauch, jede Kostenart hat ihren eigenen Schlüssel. Ein vertippter m²-Wert oder ein falsch kopierter MEA-Anteil zieht sich durch die ganze Abrechnung.
Belege prüfen kostet jedes Jahr Nerven
Welche Position ist umlagefähig, welche nicht? Verwaltungskosten und Rücklagen dürfen nicht in die Umlage. Jeden Beleg manuell sichten und zuordnen ist mühsam, und gerade hier passieren teure Fehler.
Fehler führen zu Widersprüchen
Mieter und Eigentümer rechnen nach. Jeder Rechen- oder Übertragungsfehler landet als Rückfrage oder Widerspruch auf Ihrem Tisch, mit Korrektur, Neuversand und Erklärungsbedarf obendrauf.
Die Arbeit ist immer dieselbe
Jedes Jahr derselbe Ablauf: Daten sammeln, Schlüssel anwenden, jede Einheit durchrechnen, Belege prüfen, Abrechnungen formatieren.
“Die Abrechnung machen wir halt immer von Hand.”
Genau das ist der Punkt: Ein Ablauf, der sich jedes Jahr exakt wiederholt und festen Regeln folgt, ist der ideale Kandidat für eine Automatisierung. Die Software rechnet, Sie prüfen und geben frei.
Von Verbrauchsdaten zur fertigen Abrechnung
Fünf Schritte, die ineinandergreifen. Wir bauen das System auf Ihre Objekte zu, betreiben es für Sie und passen es an, wenn sich Schlüssel oder Kostenarten ändern.
Verbrauchs- und Kostendaten erfassen
Versorger-, Messdienst- und Dienstleisterabrechnungen werden automatisch ausgelesen und je Objekt gebucht. Daten aus Techem, ista & Co. lassen sich einbinden, kein doppeltes Abtippen mehr.
Verteilerschlüssel automatisch anwenden
Pro Kostenart liegt der richtige Umlageschlüssel hinterlegt, Wohnfläche, MEA, Personen oder Verbrauch. Das System verteilt jede Position konsistent auf alle Einheiten, ohne Rechen- oder Tippfehler.
Heizkosten korrekt verteilen
Verbrauchswerte aus Heizung und Warmwasser werden nach Ihrem Grund-/Verbrauchsverhältnis (z. B. 50/50 oder 30/70 gemäß HeizkostenV) auf die Einheiten umgelegt. Messdienst-Daten fließen direkt ein.
Belegprüfung & umlagefähige Kosten
Nicht umlagefähige Positionen wie Verwaltung und Rücklagen werden gekennzeichnet und fließen nicht in die Umlage. Sonderfälle und Auffälligkeiten werden Ihnen zur Prüfung vorgelegt statt still falsch verteilt.
Fertige Einzelabrechnungen erstellen
Pro Einheit entsteht eine sauber formatierte Betriebs- und Heizkostenabrechnung mit nachvollziehbaren Schlüsseln und Beträgen, fertig zum Prüfen, Freigeben und Versand an Mieter oder Eigentümer.
Welcher Umlageschlüssel für welche Kosten?
Der Verteilerschlüssel legt fest, nach welchem Maßstab eine Kostenart auf die Einheiten umgelegt wird. Jede Kostenart bekommt ihren eigenen Schlüssel, einmal hinterlegt, immer korrekt angewendet.
Nach Wohn- / Nutzfläche (m²)
Der Klassiker für viele Betriebskosten: Kosten werden anteilig nach Quadratmetern der Einheit auf die Gesamtfläche umgelegt. Einmal hinterlegt, rechnet das System jede Position automatisch durch.
Nach Miteigentumsanteilen (MEA)
In der WEG-Verwaltung werden Kosten häufig nach den im Grundbuch festgelegten Miteigentumsanteilen verteilt. Die MEA je Einheit liegen hinterlegt und werden konsistent angewendet.
Nach erfasstem Verbrauch
Heizung, Warmwasser und Wasser werden nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet. Die Messwerte fließen ein, das System verteilt nach dem gewählten Grund-/Verbrauchsverhältnis.
Nach Personen oder Einheiten
Für Kostenarten wie Müll oder Allgemeinstrom lässt sich auch nach Personenzahl oder gleichmäßig pro Einheit umlegen. Gemischte Schlüssel innerhalb eines Objekts sind kein Problem.
In 3 Schritten zur automatisierten Abrechnung
Analyse
Kostenlos, 15 Minuten
Wir schauen uns Ihre Objekte, Schlüssel und aktuellen Abrechnungswege an und zeigen, was sich automatisieren lässt.
Aufsetzen
Auf Ihre Objekte zugeschnitten
Verteilerschlüssel und Kostenarten werden je Objekt hinterlegt, Belegquellen angebunden. Sie bleiben mit Ihrem aktuellen Setup arbeitsfähig.
Übergabe & Betrieb
Ab dann übernehmen wir
Sie und Ihr Team werden eingewiesen. Ab dann betreiben wir das System für Sie, Updates, Überwachung und Anpassungen inklusive.
Das sagen unsere Kunden
“Die Angebotserstellung hat sich komplett verändert, was früher 90 Minuten gedauert hat, ist jetzt in 5 Minuten erledigt. Und die Buchhaltung läuft im Hintergrund, ohne dass ich mich darum kümmern muss. Das hat uns enorm entlastet.”
“Wir haben vorher ewig an Angeboten gesessen, locker 2 Stunden pro Stück. Und unser CRM und das E-Mail-Tool waren nicht verbunden, da ist immer wieder was untergegangen. Alexis hat beides gelöst. Angebote gehen jetzt mit einem Klick raus, und die Systeme reden miteinander. Spart uns jede Woche richtig Zeit.”
Alexis Bethke-Pittadakis
Softwareentwickler, Nürnberg
Aus Nürnberg arbeiten wir mit Hausverwaltungen in ganz Deutschland zusammen und automatisieren genau die wiederkehrende Arbeit, die niemand gern macht, allen voran die Nebenkostenabrechnung. Unsere Python-Systeme erfassen Belege, wenden Verteilerschlüssel an und erstellen fertige Abrechnungen, damit Ihr Team sich um Mieter und Eigentümer kümmern kann statt um Tabellen.
Kostenloses Erstgespräch in 15 Minuten
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Objekte und Verteilerschlüssel und Sie sehen direkt, wie die automatisierte Nebenkostenabrechnung für Ihre Verwaltung aussehen kann.
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