Der Büro-Autopilot für Ihre Reinigung
Rechnungen, Mahnungen, Zahlungsabgleich, Steuerberater-Export, wir übernehmen Ihre komplette Buchhaltungs-Vorbereitung. Sie bestätigen am Monatsende per Klick.
So sieht der Alltag aus
Bei einer Reinigung mit 5-25 Mitarbeitern fallen monatlich 30-60 Rechnungen an. Die Vorbereitung macht meistens der Inhaber selbst.
Rechnungen schreiben am Wochenende
Nach einem vollen Tag auf den Objekten sitzen Sie abends oder sonntags im Büro und tippen Rechnungen. Bei 30-60 Rechnungen im Monat ein enormer Zeitfresser.
Zahlungseingänge prüfen: irgendwann zwischendurch
Wer hat bezahlt, wer nicht? Sie loggen sich ins Banking ein, gleichen manuell ab. Offene Posten bleiben liegen, bis es auffällt.
Mahnungen schreiben: wenn Sie dran denken
Kunden zahlen nicht, aber die Mahnung geht erst nach Wochen raus. Jede vergessene Mahnung kostet bares Geld.
Belege sortieren für den Steuerberater
Tankquittungen, Materialrechnungen, Fahrtkosten, jeden Monat der gleiche Kampf, alles zusammenzusuchen. Ihr Steuerberater rechnet Nacharbeit ab.
Stundenzettel und Lohn: jeden Monat dasselbe Puzzle
Stundenzettel kommen auf Papier, manche zu spät, manche doppelt. Reviere sind doppelt belegt, Stunden müssen mühsam geprüft und korrigiert werden. Bis zum Monatsende muss alles fertig und beim Steuerberater sein.
Belege von Hand kontieren
Hunderte Belege im Monat, jeder wird per Hand markiert, einem Objekt und einer Kostenstelle zugeordnet, dann weitergereicht. Stunden um Stunden, die niemand hat.
Der Steuerberater bucht nur
Der Steuerberater kostet 150-300 EUR/Monat. Er bucht und macht den Abschluss. Aber die ganze Vorbereitung machen Sie:
“Buchhaltung? Macht der Steuerberater.”
Ja, aber wer schreibt Rechnungen? Wer prüft Zahlungseingänge? Wer schickt Mahnungen? Das sind 3-6 Stunden pro Woche, die niemand mitzählt, und die Sie nie zurückbekommen.
6 Bausteine, die ineinandergreifen
Der Büro-Autopilot übernimmt Ihre komplette Buchhaltungs-Vorbereitung. Wir bauen das System, betreiben es für Sie und passen es an, wenn sich etwas ändert.
Automatische Rechnungserstellung
Rechnungen werden aus Ihren Verträgen und Stundenzetteln erstellt und versendet. Korrekt nummeriert, mit Ihrem Logo, direkt per E-Mail an den Kunden.
Automatischer Zahlungsabgleich
Ihr Bankkonto wird täglich abgeglichen. Bezahlte Rechnungen werden automatisch markiert, offene Posten sofort sichtbar.
Automatisches Mahnwesen
Bei Verzug gehen gestufte Mahnungen raus, freundlich, professionell, pünktlich. Sie bestätigen nur noch per Klick.
Steuerberater-Export
Belege landen fertig sortiert beim Steuerberater. DATEV-Format, sauber kategorisiert, ohne Nachfragen. Ihr Steuerberater wird günstiger.
Zeiterfassung & Lohnvorbereitung
Arbeitszeiten werden objektbezogen digital erfasst. Doppelt belegte Reviere fallen sofort auf, nicht erst am Monatsende. Die fertigen Lohndaten gehen im richtigen Format an Ihren Steuerberater, ganz ohne Abtippen.
Belegvorverarbeitung & Vorkontierung
Belege werden fotografiert oder gescannt und automatisch dem richtigen Objekt und der Kostenstelle zugeordnet. Vorkontiert und im richtigen Format weitergegeben, statt Textmarker und Zettelwirtschaft.
Prozess-Analyse & Einrichtung
Wir schauen uns Ihren aktuellen Ablauf an und richten das System passend ein. Kein Umstieg nötig, das System integriert sich um Ihre bestehende Umgebung.
Einweisung & laufender Betrieb
Sie und Ihr Team werden geschult. Danach betreiben wir das System für Sie, Updates, Überwachung und Anpassungen sind inklusive.
In 3 Schritten zur automatisierten Buchhaltung
Analyse
Kostenlos, 15 Minuten
Wir schauen uns Ihren aktuellen Prozess an und zeigen, was sich automatisieren lässt.
Aufsetzen
3-4 Wochen
System wird auf Ihre Prozesse maßgeschneidert. Sie bleiben mit Ihrem aktuellen Setup arbeitsfähig.
Übergabe & Betrieb
Ab dann übernehmen wir
Sie und Ihr Team werden eingewiesen. Ab dann betreiben wir das System für Sie, Updates, Überwachung und Support inklusive.
Vorher vs. Nachher
Jonathan Ruiz, Ruiz Gebäudereinigung Hamburg, 20+ Mitarbeiter
Häufige Fragen
Das sagen unsere Kunden
“Die Angebotserstellung hat sich komplett verändert, was früher 90 Minuten gedauert hat, ist jetzt in 5 Minuten erledigt. Und die Buchhaltung läuft im Hintergrund, ohne dass ich mich darum kümmern muss. Das hat uns enorm entlastet.”
“Wir haben vorher ewig an Angeboten gesessen, locker 2 Stunden pro Stück. Und unser CRM und das E-Mail-Tool waren nicht verbunden, da ist immer wieder was untergegangen. Alexis hat beides gelöst. Angebote gehen jetzt mit einem Klick raus, und die Systeme reden miteinander. Spart uns jede Woche richtig Zeit.”
Alexis Bethke-Pittadakis
Softwareentwickler, Nürnberg
Wir betreiben den Büro-Autopilot für Reinigungsunternehmen in ganz Deutschland. Rechnungen, Mahnungen, Zahlungsabgleich und Steuerberater-Export laufen automatisch, damit Inhaber sich auf ihre Aufträge konzentrieren können, nicht auf Papierkram.
Kostenlose Erstgespräch in 15 Minuten
Wir schauen gemeinsam auf Ihre aktuellen Prozesse und Sie sehen direkt, was der Büro-Autopilot für Ihre Reinigung leisten kann.
Kostenloses Gespräch buchenOder antworten Sie einfach auf die letzte E-Mail.