Objektverwaltung für die Gebäudereinigung: jedes Objekt an einer Stelle
Die Objektverwaltung der Reinigungssoftware legt jedes Objekt mit Auftraggeber, Ansprechpartnern, Leistungen, Schlüsseln und Vertrag an einer Stelle ab. Von dort laufen Angebot, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Rechnung weiter, ohne dass jemand Daten abtippt. Sie ist für Reinigungsbetriebe gedacht, deren Objektwissen noch in Ordnern, Excel und im Kopf der Büroleitung steckt, und ab dem Paket bis 15 Mitarbeiter enthalten: 1.290 € einmalig, Betrieb ab 49 € im Monat, netto.
Teil der Software für Gebäudereinigung.
Wo das Wissen über ein Objekt heute liegt
Die Schlüsselliste steht in einem Ordner, der Hausmeister im Handy der Büroleitung, der Vertrag im Schrank und das Leistungsverzeichnis in einer Word-Datei. Die Preise je Leistung kennt, wer das Angebot damals geschrieben hat.
Fragt eine Kraft am Objekt, wen sie bei einem Wasserschaden anrufen soll, oder fragt der Kunde nach dem Vertrag, beginnt die Suche. Und weil nichts verknüpft ist, schreibt am Monatsende jemand dieselben Angaben noch einmal in die Rechnung.
Alles zum Objekt an einer Stelle
Zum Objekt gehören die Stammdaten: Name, Adresse, Objekttyp, Fläche in Quadratmetern, Reinigungstage und Reinigungszeiten, Intervall und die vereinbarte Monatspauschale. Der Auftraggeber ist am Objekt verknüpft.
- ✓Ansprechpartner je Objekt, etwa Hausmeister, Objektleitung beim Kunden und Notfallkontakt, der Notfallkontakt steht oben.
- ✓Schlüssel mit Kennnummer, Bezeichnung und Anzahl, dazu die Ausgabe und Rücknahme an Mitarbeiter mit Datum.
- ✓Dokumente in der Objektakte: Reinigungsvertrag, Objektplan, Einweisungsprotokoll und Sonstiges.
- ✓Betriebsferien und andere Pausen des Objekts, die die Einsatzplanung berücksichtigt.
- ✓Zugewiesene Mitarbeiter, damit ein Objektleiter nur seine Objekte sieht.
Leistungen mit Preisen
Im Leistungskatalog pflegen Sie Ihre Leistungen mit Einheit, etwa pauschal, Stunde oder Quadratmeter, und dem Nettopreis. Am Objekt hinterlegen Sie, welche Leistungsarten dort erbracht werden, zum Beispiel Unterhalts- oder Glasreinigung, und welche Aufgaben in welchem Bereich und in welchem Intervall anfallen.
Aus diesen Aufgaben baut die Software das Leistungsverzeichnis des Objekts auf. Angebot und Rechnung greifen auf dieselben Leistungen zu, niemand muss sie neu tippen.
Vom Objekt zu Angebot und Rechnung
Das Angebot trägt Kunde und Objekt, hat einen Status von Entwurf über gesendet bis angenommen oder abgelehnt, ein Gültigkeitsdatum und die Summe. Es lässt sich als PDF ausgeben. Beim Zuschlag übernehmen Sie die Leistungsarten ans Objekt, und Folgeangebote beginnen dort.
Der Vertrag hält Laufzeit, Abrechnungsintervall (monatlich, quartalsweise oder jährlich) und Betrag fest. Aus ihm entsteht die wiederkehrende Rechnung. Rechnungen aus erfassten Stunden legen Sie je Objekt und Monat an, beides ohne Abtippen.
Was am Objekt passiert ist
Das Objektprotokoll zeigt die letzten Vorgänge quer durch die Module: Begehungen, Aufgaben und erfasste Zeiten. Was ein Modul nicht enthält, fehlt in der Liste, ohne dass eine Fehlermeldung erscheint.
Für das Objekt druckt die Software einen Aufkleber mit QR-Code und Kurzcode, zwei je A4-Blatt. Die Kraft scannt ihn mit der App und stempelt am richtigen Objekt.
Enthalten ab Paket bis 15 Mitarbeiter
Objekte und Kunden, Leistungen, Angebote, Aufträge und Rechnungen gehören zum kleinsten Paket: 1.290 € einmalig, danach 49 € im Monat für Betrieb, Updates und Sicherungen, bei bis 15 Mitarbeiter.
Gezählt in Vollzeitstellen, nicht in Köpfen. Teilzeit- und Minijobkräfte zählen anteilig.
Wer Subunternehmer einsetzt, vergibt Aufträge und führt ihre Nachweise ab dem Paket 30 bis 60 Mitarbeiter (7.990 € einmalig, Betrieb ab 89 € im Monat). Im Objektprotokoll erscheinen sie dann mit.
Häufige Fragen
Was gehört in die Objektakte?
Kann ich die Schlüssel eines Objekts verwalten?
Wie kommen die Leistungen eines Objekts in Angebot und Rechnung?
Wie lege ich einen Reinigungsvertrag an?
Kann ein Objektleiter nur seine Objekte sehen?
Sehen Sie es mit Ihren Objekten
Dreißig Minuten, Ihre Objekte als Beispiel. Sie sehen die Oberfläche, wir sagen Ihnen ehrlich, ob es sich für Ihren Betrieb lohnt.