Reinigungssoftware Vergleich 2026: fortytools, Pland, CleanManager, Blink und mehr

Welche Software gibt es für Gebäudereinigungsunternehmen?

Der Markt teilt sich in drei Gruppen: All-in-One-Branchenlösungen wie fortytools und Profacilo, Spezialwerkzeuge für einen Ausschnitt wie Pland für die Einsatzplanung, CleanManager für Qualitätsmanagement oder Blink und Crewmeister für Zeiterfassung, und individuell entwickelte Lösungen. Die Auswahl entscheidet sich weniger am Funktionsumfang als an drei Fragen: Welcher Ablauf kostet heute die meiste Zeit, wird pro Nutzer oder einmalig abgerechnet, und lässt sich das Werkzeug an vorhandene Systeme anbinden. Stand: August 2026.

Warum die meisten Vergleiche nutzlos sind

Es gibt dutzende "Reinigungssoftware-Vergleiche" im Netz. Die meisten sind von den Software-Anbietern selbst gesponsert oder von Affiliates geschrieben, die für jeden Klick Provision bekommen. Die listen 15 Tools auf, vergeben 4,8 Sterne für alle und helfen niemandem bei der Entscheidung.

Dieser Vergleich ist anders. Ich arbeite seit zwei Jahren als IT-Berater für Gebäudereinigungsunternehmen und sehe in der Praxis, welche Software wirklich funktioniert, und wo die Grenzen sind. Kein Affiliate-Link in diesem Artikel.

Die 7 Lösungen im Überblick

Feature-Matrix: Was kann was?

✓ = vorhanden, ✓✓ = besondere Stärke,, = nicht vorhanden

Die einzelnen Anbieter im Detail

fortytools, Der Platzhirsch

Stärken:

Schwächen:

Preis: Nicht mehr öffentlich. Die Preisseite war im August 2026 nicht erreichbar, Angaben gibt es nur auf Anfrage.

Für wen: Mittlere Reinigungsfirmen (15-80 MA), die eine All-in-One-Lösung suchen und bereit sind, sich einzuarbeiten.

Mehr dazu: fortytools Alternative, Wann sich ein Wechsel lohnt

Pland, Der Einsatzplaner

Stärken:

Schwächen:

Preis: Nicht mehr öffentlich, Stand August 2026.

Für wen: Firmen, die hauptsächlich ein Planungstool brauchen und Buchhaltung/Rechnungen woanders machen.

Mehr dazu: Pland Alternative, Kosten, Funktionen, Vergleich

CleanManager, Der Qualitätsmanager

Stärken:

Schwächen:

Preis: Nicht mehr öffentlich, Stand August 2026. Die Website verweist auf Anfrage und Demo.

Für wen: Firmen mit Qualitätsanforderungen (Krankenhaus, öffentliche Auftraggeber), die Qualitätskontrollen dokumentieren müssen.

Blink, Der Kommunikator

Stärken:

Schwächen:

Preis: Standard 149 € Grundpreis im Monat plus 4,90 € je Nutzer, Professional 399 € plus 4,90 € je Nutzer. Die Buchung beginnt bei 40 Nutzern, der Mindestbetrag liegt damit bei 345 € beziehungsweise 595 € im Monat. Für kleine Betriebe scheidet Blink dadurch aus. Stand August 2026.

Für wen: Firmen, die ihre Mitarbeiter-Kommunikation und Zeiterfassung digitalisieren wollen. Ideal in Kombination mit einer Buchhaltungslösung.

Profacilo, Der Branchen-Spezialist

Stärken:

Schwächen:

Für wen: Kleinere Firmen (10-30 MA), die eine branchenspezifische Lösung zum fairen Preis suchen.

Crewmeister, Der Zeiterfasser

Stärken:

Schwächen:

Preis: 1,50 € je Nutzer und Monat im Einstiegspaket, je nach Paket bis 3 €. Der Anbieter weist selbst darauf hin, dass sich dieser Satz auf 50 Mitarbeitende und jährliche Zahlung bezieht: kleinere Betriebe zahlen je Nutzer mehr. Stand August 2026.

Für wen: Firmen, die eine solide Zeiterfassung brauchen und alles andere in separaten Systemen machen.

dynvon, Individuelle Automatisierung

Stärken:

Schwächen:

Preis: Einmalig für die Entwicklung, dazu eine monatlich kündbare Betriebspauschale in drei Stufen für Hosting, Updates und Support. Die Höhe der Einmalinvestition richtet sich nach Umfang und Modulwahl, ermittelt in einem Anforderungsworkshop mit anschließendem Festpreis.

Für wen: Firmen, die keine Standard-Prozesse haben und eine Lösung wollen, die zu ihnen passt, nicht umgekehrt. Ab 5 Mitarbeitern wirtschaftlich sinnvoll, ab 25 MA fast zwingend.

Die zwei Kostenmodelle, und wie man sie vergleicht

Ein Preisvergleich über alle Anbieter ist derzeit nicht seriös möglich: fortytools, Pland und CleanManager veröffentlichen ihre Preise nicht mehr. Was sich vergleichen lässt, ist die Struktur.

Mietmodell. Sie zahlen monatlich, meist je Nutzer oder je Mitarbeitendem, teils zusätzlich einen Paketpreis. Die Kosten laufen, solange Sie die Software nutzen, und wachsen mit jeder Einstellung. Bei den Anbietern mit veröffentlichten Preisen sieht das so aus: Blink verlangt 149 € Grundpreis im Monat plus 4,90 € je Nutzer und beginnt bei 40 Nutzern, also mindestens 345 €. Crewmeister nennt 1,50 € je Nutzer und Monat, bezogen auf 50 Mitarbeitende und Jahreszahlung. Profacilo startet bei 349 € netto im Monat für die Standardlizenz, die Mitarbeiter-App kostet 4,90 € je Mitarbeitendem extra.

Kaufmodell. Sie zahlen einmalig für die Entwicklung, dazu läuft eine monatlich kündbare Betriebspauschale für Hosting, Updates und Support. Die Höhe der Einmalinvestition richtet sich nach Umfang und Modulwahl, ermittelt in einem Anforderungsworkshop mit anschließendem Festpreis.

Wie man rechnet: Nehmen Sie den Monatspreis des Mietwerkzeugs für Ihre tatsächliche Nutzerzahl, multiplizieren Sie ihn mit der geplanten Nutzungsdauer in Monaten und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Einmalbetrag plus Betriebspauschale.

Die typische Kombination: ein Zeiterfassungswerkzeug im Abo für die Mitarbeitenden, dazu eine gekaufte Lösung für Kalkulation, Angebote und Rechnungen. So bleibt monatlich nur der Teil, der wirklich pro Kopf abgerechnet werden muss.

Entscheidungsbaum: Welche Software für welche Firma?

"Ich brauche alles in einem Paket"

→ fortytools. Einzige All-in-One-Lösung. Aber: Kompromisse bei Einzelfunktionen.

"Ich brauche hauptsächlich Einsatzplanung"

→ Pland. Beste Planung. Für Rechnungen/Buchhaltung zusätzlich Lexoffice oder sevDesk.

"Ich brauche Zeiterfassung für mein Team"

→ Blink (wenn auch Kommunikation gewünscht) oder Crewmeister (wenn reine Zeiterfassung reicht).

"Ich brauche automatische Rechnungen und Mahnwesen"

→ dynvon. Keine SaaS-Lösung kann das für Reinigungsfirmen vernünftig.

"Meine Kunden verlangen Qualitätsnachweise"

→ CleanManager. Unschlagbar bei Qualitätskontrolle und Dokumentation.

"Ich weiß nicht, was ich brauche"

→ Lesen Sie zuerst unseren Digitalisierungs-Guide. Dann kommen Sie zurück.

Was alle Vergleiche verschweigen

Kein einzelnes Tool löst alles. Die erfolgreichsten Reinigungsfirmen, die wir beraten, nutzen 2-3 spezialisierte Tools statt einer All-in-One-Lösung:

Die Kunst ist nicht, die beste Software zu finden. Die Kunst ist, die richtigen 2-3 Tools so zu verbinden, dass Daten automatisch fließen, ohne doppelte Eingabe.

Genau dabei helfen wir. Kostenlose Erstberatung →